Uw administratie bij internationale handel

Soms zijn er aanvullende eisen waar uw administratie aan moet voldoen als u zakendoet in het buitenland. Vaak ziet ook uw factuur er anders uit.

Zakendoen met andere EU-landen

Als u goederen of diensten levert naar een ander EU-land moet u in ieder geval dezelfde gegevens bijhouden als bij uw binnenlandse verkopen. Maar soms zijn er andere eisen waar uw administratie aan moet voldoen.

U moet in ieder geval:

• het btw-identificatienummer van uw klant in uw administratie bewaren
• het btw-identificatienummer van uw klant controleren

Houd er rekening mee dat er voor specifieke goederen en in bijzondere situaties andere regels gelden.

Bewaar bewijzen

U moet steeds kunnen aantonen dat uw klanten ondernemer zijn in een ander EU-land. Bewaar daarom altijd:

• betaalbewijzen
• transportdocumenten
• correspondentie

Statistiekopgaaf aan CBS

Levert u per jaar voor meer dan 1.200.000 euro aan goederen naar andere EU-landen? Dan bent u verplicht om hierover gegevens op te geven aan het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek).

Houd EU en niet-EU gescheiden

Doet u zaken binnen en buiten de EU? Maak dan in uw administratie onderscheid hierin.

Factureren als u zakendoet met andere EU-landen

Uw facturen moeten voldoen aan verschillende regels. Dat betekent onder andere dat u naast de wettelijk verplichte gegevens ook de bewaartermijn van facturen moet aanhouden. Houdt u naast de normale eisen waar uw factuur aan moet voldoen, rekening met het volgende:

• Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van u en uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant en controleer het altijd.
• U factureert de levering van goederen meestal met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat u terecht het 0%-tarief toepast. Vermeld op de factuur (in elke gewenste taal): 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'. Kijk naar de extra factuureisen voor de levering van goederen.
• Als u diensten verricht, verlegt u meestal de btw naar uw afnemer. Kijk naar de extra factuureisen voor de levering van diensten.

Administratie bijhouden als u zakendoet buiten de EU

Bij import uit en export naar niet-EU-landen moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.

Extra administratieve verplichtingen bij import uit niet-EU-landen

Naast de algemene administratieve verplichtingen moet u andere bewijsstukken in uw administratie bewaren, zoals:

• transportdocumenten.
• betalingsbewijzen.
• correspondentie.
• douanedocumenten (zoals de aangifte en eventuele vergunningen).
• (eventueel) de factuur van de douane-expediteur.
• een importeursoverzicht (dit is een overzicht van de douane waarin al uw invoer staat).

Extra administratieve verplichtingen bij export naar niet-EU-landen

Bij export naar niet-EU-landen moet u kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom ook de volgende documenten:

• alle douanedocumenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten.
• een kopie van de vrachtbrief.
• factuur van de vervoerder.
• invoerbewijs van het land van bestemming.
• correspondentie met uw buitenlandse klant.
• bewijs van de transportverzekering.
• eventueel een kopiefactuur die voor export is getekend door de Douane.
• eventueel andere documenten die op de uitvoer betrekking hebben.

Export van een boot of motorrijtuig

Bij de export van een boot heeft u een extra verklaring nodig. Bij export van een motorrijtuig ontvangt u een uitvoerverklaring.

Elektronische facturen

EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Bent u op zoek naar de nationale regels van een ander EU-land? Een goed startpunt hiervoor is www.e-factureren.info.

Doet u zaken met klanten in niet-EU-landen, vraag dan aan uw zakenpartner of u elektronische facturen mag versturen.

Meestal moet u dezelfde gegevens bijhouden als bij binnenlandse verkopen. Als u het 0%-tarief voor de btw toepast, moet u kunnen aantonen dat uw klant ondernemer is in het EU-land waar hij gevestigd is. Dat doet u bijvoorbeeld door het btw-identificatienummer van uw klant te controleren op de website vande Europese Commissie. Die gegevens moet u bewaren in uw administratie.

Als u zakendoet binnen en buiten de EU, moet u ervoor zorgen dat dit onderscheid duidelijk is in uw administratie.

Webinar: Belastingen bij mijn (internationale) webshop

Heeft u een webshop? Dan krijgt u te maken met belastingen. Bekijk in onderstaand webinar waar u rekening mee moet houden.