Uw administratie als u personeel in dienst heeft

Gaat u personeel aannemen? Dan krijgt u als werkgever te maken met loonheffingen. Dat zijn premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Uw administratie aanpassen

U moet:

• de dag voor de 1e werkdag van een werknemer al zijn gegevens voor de loonheffingen hebben ontvangen.
• de dag voor de 1e werkdag de identiteit van de medewerker vaststellen en een kopie maken van zijn identiteitsbewijs.
• een loonstaat maken.

Loonstaat

Voor iedere werknemer moet u een loonstaat invullen. U vult op de loonstaat gegevens in die belangrijk zijn voor de loonbelasting, de premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. Voor loonstaten bestaat een model, dat u kunt downloaden van belastingdienst.nl. U hoeft het model niet te gebruiken. Als u zelf een loonstaat maakt, moet u daarop wel dezelfde gegevens zetten als op de modelloonstaat.

Loonstrook

U moet ook:

• uw werknemer periodiek een loonstrook toesturen
• 1 keer per jaar een jaaropgaaf voor uw werknemer maken, waarin zijn inkomensgegevens staan.

U moet ook bijhouden welke (onbelaste) kostenvergoedingen u uw werknemer geeft.

Over de eisen die gelden voor de administratie van een werkgever, leest u meer in het Handboek Loonheffingen.