Hoe beheert u uw administratie?
Met een goede administratie heeft u continu inzicht in de financiële positie van uw onderneming. Stijgen uw inkomsten of juist uw uitgaven? En welke klanten hebben nog niet betaald? U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. Ook moet uw administratie voldoen aan eisen en vormt het de basis van uw belastingaangiften.
Zelf doen of uitbesteden?
U kunt er voor kiezen om zelf de administratie te doen, of deze uit te besteden aan een boekhouder of accountant.
- Bekijk de video: 'Ondernemer aan het woord over belastingen'.
Houd een urenregistratie bij
Als ondernemer is het belangrijk om een goede urenadministratie bij te houden. Zo houdt u overzicht over de tijd die u besteedt aan uw activiteiten. Daarnaast is het verplicht als u in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen. Bijvoorbeeld zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U moet als ondernemer dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat u 1.225 uur aan uw onderneming heeft gewerkt.
Voldoe aan de eisen voor een administratie
De Belastingdienst stelt eisen aan een administratie. De volgende zaken moet u in uw administratie opnemen:
- facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
- transactieoverzichten
- kasadministratie
- contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
- urenadministratie
- reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
- belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
- modelovereenkomst
- bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten
Bewaar uw administratie 7 jaar
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst ook afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- in- en verkoopadministratie
- grootboek
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Bewaar uw gegevens op papier en digitaal
U kunt ook afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd u die bewaart (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
Tips voor een overzichtelijke administratie
Heeft u al eens gedacht aan:
- Een zakelijke rekening: Als ondernemer bent u niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het is wel verstandig. Zorg er in ieder geval voor dat u aan de Belastingdienst uw zakelijke en privégeldstromen duidelijk gescheiden kunt aantonen.
- Een kassa met keurmerk: Een keurmerkkassa helpt u bedrijfsprocessen zoals inkoop, voorraadbeheer, logistiek, verkoop en administratie samen te brengen. En dat geeft beter inzicht in uw bedrijf en bedrijfsvoering en helpt u beslissingen beter te onderbouwen. Ook merkt u eventuele afwijkingen of onregelmatigheden sneller op. Door actuelere en preciezere cijfers kunt u sneller en makkelijker samenwerken met uw boekhouder of accountant. Ook gaan eventuele controles van de Belastingdienst makkelijker en sneller, omdat een onderneming met een keurmerkkassa aan bepaalde regels voldoet. Een keurmerkkassa is overigens niet duurder dan een systeem zonder keurmerk.
