Crediteurenbeheer en -administratie slim regelen

Voor iedere ondernemer is goed debiteurenbeheer een must: u onderneemt om geld te verdienen. Maar onderschat het beheer van uw crediteuren niet. Door uw crediteurenbeheer slim uit te voeren kunt u geld en tijd besparen.

Verschil crediteuren en debiteuren

Debiteuren en crediteuren, hoe zat dat ook alweer?

• Een crediteur is een leverancier – een persoon, bedrijf of instelling – aan wie u een betaling verschuldigd bent. In uw boekhouding staan crediteuren op de balans bij schulden: de passiva.
• Een debiteur is een klant die een factuur van u ontving, maar nog niet heeft betaald. In uw boekhouding staan debiteuren op de balans bij bezittingen: de activa. Lees meer over debiteurenbeheer.

6 Tips voor slim crediteurenbeheer

1. Maak goede afspraken

Maak met leveranciers goede afspraken over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Leg deze afspraken vast in uw crediteurenadministratie. Probeer de inkoopcondities van bestaande contracten te verbeteren. Als afnemer heeft u met diverse partijen overeenkomsten gesloten. Hierbij geldt het principe ‘afspraak is afspraak’ waardoor u geen aanpassing kunt eisen. Maar vragen kan natuurlijk altijd. Wees alert op aflopende overeenkomsten en ga onderhandelingen aan met huidige of nieuwe leveranciers.

2. Check de factuur op wettelijke eisen

Controleer of de inkomende facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Is een factuur niet in orde, stuur hem terug en leg uit waarom u de factuur terugstuurt. Bewaar een kopie van de factuur, zodat u bij eventuele vragen van de leverancier nog een exemplaar heeft.

3. Inboeken en controleren

Neem bij het inboeken van een factuur in uw administratie een nummer of ander kenmerk op. Zo kunt u facturen makkelijk terugvinden. Controleer of de geleverde goederen of diensten kloppen. Vergelijk aantallen en prijzen met de offerte of order. Check ook of de totaalprijs klopt. Een factuur die niet klopt, stuurt u terug voorzien van uitleg. Bewaar een kopie van de afgekeurde factuur. Bijvoorbeeld in een map op alfabet (naam leverancier). Berg daar ook uw reactie en alle overige correspondentie met betrekking tot de factuur in op.

4. Betalen (en bepalen)

Betaal de facturen die akkoord zijn. Heeft u onvoldoende geld om alle crediteuren binnen de gestelde betalingstermijnen te betalen? Bepaal dan de volgorde van betaling. De prioriteitenlijst kan er zo uitzien:

• Bank
• Belastingdienst
• Leveranciers die noodzakelijk zijn voor de voortgang van uw bedrijf, zoals uw energiemaatschappij en telecomprovider
• Leveranciers die u niet op het spel wilt zetten
• Leveranciers die kortingen verlenen bij vroeg betalen
• Overige crediteuren

Doel van de prioriteitenlijst: profiteren van betalingskorting en factuuropslagen voorkomen.

5. Benut uw leverancierskrediet

Leverancierskrediet ontstaat op het moment dat uw leverancier zijn goederen of diensten levert, maar u de factuur niet direct hoeft te betalen. Tussen de periode van levering en betaling profiteert u van dit krediet. Met andere woorden: u kunt het nog niet-betaalde bedrag zolang voor andere uitgaven gebruiken.

6. Ga slim om met uw voorraadbeheer

Actief voorraadbeheer is een andere optie die financiële ruimte kan bieden. Hoe korter u uw producten in voorraad heeft, hoe eerder u er geld voor ontvangt. Stem uw voorraad af op de behoefte van de markt.

Betalingsregeling treffen

Het kan gebeuren dat u tijdelijk krap bij kas zit en daardoor een factuur niet (volledig) kunt betalen. Bijvoorbeeld doordat een klant u niet of te laat betaalt. Als u bij uw leverancier bekend staat als een trouwe klant en goede betaler, dan kunt u waarschijnlijk een betalingsregeling treffen. Neem uit uzelf contact op met uw leverancier. Wees eerlijk en doe geen beloften die u niet na kunt komen.

Debiteuren en crediteuren op elkaar afstemmen

Komt het regelmatig voor dat u uw facturen niet kunt betalen? Dan kan er sprake zijn van een structureel probleem in uw bedrijf. Los de problemen binnen uw bedrijf op, bijvoorbeeld door uw debiteurenbeheer aan te scherpen. Houd uw inkomsten en uitgaven goed in de gaten en stem de verschillende geldstromen op elkaar af.

Administratie: zelf doen of uitbesteden?

Voor veel ondernemers is het niet hun favoriete bezigheid: de administratie doen. Toch is het belangrijk dat u uw debiteuren- en crediteurenadministratie op orde heeft. U bent dit wettelijk verplicht. Daarnaast ziet u natuurlijk graag dat uw klanten op tijd betalen. En andersom wilt u niet te boek staan als wanbetaler. U kunt uw boekhouding zelf bijhouden of (gedeeltelijk) uitbesteden aan een boekhouder, accountant of administratiekantoor. Kunt u niet goed overweg met Excel of wilt u af van een schoenendoos vol bonnetjes, dan kan boekhoudsoftware uw debiteuren- en crediteurenadministratie makkelijker maken.

Redenen voor het (gedeeltelijk) uitbesteden van uw administratie:

• Tijdswinst
• Focussen op de kernactiviteit van uw bedrijf
• Extra expertise
• Een (vervelende) klus uit handen geven